APLIKASI TEKNOLOGI MAKLUMAT DALAM PENGURUSAN ORGANISASI

Perkembangan teknologi maklumat membolehkan lebih ramai masyarakat memperoleh serta menggunakan IT untuk pelbagai urusan seharian. Antara penggunaan IT yang paling ketara dalam pengurusan organisasi pada masa kini adalah penggunaan sistem kod palang. Sistem kod berpalang dan teknologi komputer banyak diaplikasikan oleh setiap perniagaan terutamanya di sektor pengurusan perniagaan peruncitan. 

Selain daripada itu, penggunaan internet dapat membantu aspek pemasaran bagi sesebuah organisasi perniagaan. pada ketika ini, penggunaan internet sebagai media pengiklanan telah digunakan dengan begitu meluas. Kaedah pemasaran menggunakan internet adalah lebih praktikal berbanding dengan kaedah pengiklanan menggunakan media elektronik dan media cetak. 

IT juga telah membawa perubahan terhadap kaedah pengambilan pekerja. Pengambilan pekerja dapat dilakukan secara online menerusi internet atau laman web syarikat. kaedah ini dikenali sebagai internet recruitment. Dengan cara ini, syarikat dapat mengurangkan kos pencetakan borang permohonan dan kos pengeposan. 

Perlu diketahui bahawa, aspek pengurusan organisasi yamg awal dan paling ketara dalam penggunaan dan penerimaan IT adalah dalam bidang proses pengeluaran. Sebelum kedatangan peralatan IT yang lebih canggih, proses pengeluaran telah menerima kehadiran bantuan peralatan pengkomputeran untuk  mengawal mesin-mesin yang bekerja. Pihak pengurusan hanya memerlukan tenaga mahir, separuh mahir dan pakar untuk tujuan kawalan dan pengendalian secara berterusan. Kini, kehadiran IT yang berbentuk robotik semakin canggih dan semakin meluas digunakan. 

Selain itu, aktiviti pengurusan kewangan sesuatu perniagaan juga dibantu oleh sistem IT untuk menguruskan, mengumpul, merekod dan mengemaskinikan semua maklumat yang berkaitan dengan kewangan. Antaranya seperti sistem payroll untuk pembayaran gaji dan juga perisian Mr. Accounting untuk merekod setiap urusniaga harian organisasi.

sumber: Jurnal Teknikal dan Kajian Sosial oleh Hayati@Habibah Abdul Talib & Khairur Rijal Jamaludin

PERANAN SISTEM MAKLUMAT

1.Menjalankan operasi perniagaan 

*Menjalankan urusan pentadbiran , dan aktiviti perniagaan sesebuah organisasi

*Menyediakan perkhidmatan , memperkenal dan menjual barangan dan seterusnya memperolehi keuntungan

*Untuk memastikan urusan perniagaan boleh dilaksanakan , satu sistem yang cekap dan memenuhi semua kehendak perniagaan 

2.Membuat keputusan oleh pihak pengurusan

*Data -data dan maklumat transaksi dari aktiviti harian diguna pihak pengurusan

untuk membuat analisa , meramal dan seterusnya dan membuat keputusan penting tentang sesuatu perkara

*Maklumat -maklumat ini digunakan untuk merangka pelan tindakan strategik dan hala tuju 

3.Kemampuan bersaing 

*Maklumat yang diperoleh akan digunakan untuk merangka rancangan dan tindakan susulan dalam usaha mengekalkan daya saing syarikat dalam pasaran semasa

CIRI MAKLUMAT 

1-Ketepatan

Dinilai berdasarkan beberapa perkara : sumber maklumat tersebut diambil , cara pengambilannya , pihak yang mengambilnya , pihak yang menyebarkannya , bertepatan dengan realiti dengan semasa yang berlaku

2-Lengkap

Jika maklumat yang diperolehi tentang sesuatu perkara tidak menyeluruh dan tidak lengkap akan menyebabkan keputusan sukar dibuat dan mengakibatkan juga ketidaktepatan dalam keputusan yang telah dibuat 

3-Jimat

Maklumat seharusnya bersifat murah untuk diperolehi

Para pembuat keputusan hendaklah sentiasa menyumbangkan nilai maklumat dengan kos perbelanjaan untuk memperolehinya

Antara perkara yang perlu diambil kira ialah berpatutankah kos perbelanjaan yang perlu dikeluarkan berbanding dengan perolehan dan nilai produk yang akan dikeluarkan nanti

Jika nilai maklumat itu adalah mahal tetapi ianya akan membawa peluang yang besar kepada syarikat , pelaburan untuk memperolehinya adalah satu keperluan

4-Anjal

Maklumat yang anjal ialah maklumat yang boleh digunakan untuk pelbagai tujuan

Maklumat anjal amat penting dalam urusan perniagaan syarikat -. -. - 

5-Boleh dipercayai

Maklumat yang boleh dipercayai membolehkan kebergantungan pengguna kepadanya

Kebolehpercayaan bergantung kepada kaedah pengumpulan data, juga sumber maklumat tersebut bergantung kepada

Penggunaan maklumat yang tidak boleh dipercayai , akan mendatangkan risiko dan kesan buruk amat ketara dalam syarikat

6-Perkaitan

Maklumat yang relevan dan berkaitan dengan perkara yang perlu diputuskan adalah amat penting bagi para pembuat keputusan

Kegagalan mengambil kira perkaitan sesuatu perkara dangan perkara yang lain, akan membawa padah aspek pengurusan

7-Ringkas

Maklumat yang baik sepatutnya bersifat ringkas

Ringkas disini dalam erti kata merangkumi semua fakta yang diperlukan terus kepada butiran perkara yang tidak menyimpang dari topik asal

Ia juga bermaksud mudah difahami , bukan yang kompleks

8-Mudah diperolehi

Maklumat yang mudah diperolehi membantu operasi berjalan lancar

Juga berkait rapat denga aspek penyimpanan data cara dan lokasi penyimpanan maklumat yang teratur menjadikan maklumat mudah diperolehi bila diperlukan 

9-Pengesahan

Maklumat yang baik dan bernilai harus boleh disahkan kita boleh memeriksanya sama ada benar atau sebaliknya 

Cara pengesahan boleh dilakukan dengan cara menyelidiki sumber maklumat itu

Pengesahan penting untuk membolehkan kita yakin dengan maklumat tersebut

10-Mudah dimasuki

Maklumat seharusnya mudah dimasukioleh pengguna yang berhak , memperolehinya apabila diperlukan

11- Keselamatan

Maklumat mesti selamat daripada dimasuki pengguna yang tidak berhak dan tidak terlibat

Ada prosedur dan kaedah yang tertentu yang ditetapkan untuk menjamin keselamatan maklumat tersebut

Kaedah penyimpanan juga mesti sentiasa dipertingkatkan untuk mengelakkan dimasuki , dicuri atau dimusnahkan oleh penceroboh 

Sistem Maklumat Terbahagi Kepada 2: 

1 )PENGURUSAN SISTEM SOKONGAN OPERASI:

-Sistem Maklumat Pengeluaran

-Sistem Maklumat Pemasaran

-Sistem Maklumat Kewangan

-Sistem Maklumat Perakaunan

-Sistem Maklumat Sumber Manusia

-Sistem Maklumat Pemprosesan Transaksi 

2 )SISTEM SOKONGAN PENGURUSAN:

-Sistem Pengurusan Maklumat

-Sistem Sokongan Keputusan

-Sistem Sokongan Keputusan Kump

-Sistem Maklumat Eksekutif

-Sistem Sokongan Eksekutif

-Sistem Pekerja

-Pengetahuan

SISTEM MAKLUMAT part 2

EVOLUSI SISTEM MAKLUMAT

1970- Tekankan laporan dan maklumat yang berkaitan untuk membantu pihak pengurusan .

-Maklumat diambil daripada pelbagai

sumber berkaitan

1980- Peranan sistem maklumat selaras dengan perkembangan teknologi komputer , perisian dan rangkaian

-Aplikasi teknologi maklumat dalam pengurusan

1990- Muncul dimensi , di mana konsep sistem maklumat eksekutif . Fenomena ini dicetuskan oleh perkembangan bidang buatan Arificial Intelligent (AK) , sistem pakar (Expert Sistem ES) dan sistem -pekerja pengetahuan (Knowledge Worker System KWS).

Terkini Sistem maklumat digunakan sebagai satu alat (tool) yang berkesan.Dengan itu , muncul sistem maklumat strategik yang berperanan menyediakan organisasi dengan limpahan maklumat.

JENIS SISTEM MAKLUMAT

1. Sistem Sokongan Keputusan

• Dikenali Decision Support System (DSS)
• Diguna sbg aplikasi bantuan pihak pengurusan atasan & mengendali keputusan tidak berstruktur

  
   2.  Sistem Maklumat Eksekutif

• Dikenali Executive Information System & Menyerupai Sistem Sokongan Keputusan
• Khusus untuk penggunaan pengurusan atasan dalam membuat keputusan strategik

    3.   Sistem Pakar

• Dikenali Expert System
• Digunakan oleh pihak pengurusan dan bukan pengurusan
• Satu aturcara yang diguna khusus untuk tujuan membuat keputusan
• Keputusan mirip keputusan yang dibuat manusia

    
    4 .  Sistem Pengkomputeran Pengguna Akhir

• Dikenali End User Computing System
• Sistem yang menyokong kedua dua pihak : pengguna dan pengurusan
• Menggunakan komputer peribadi dan perisian yang sesuai dengan tugas masing masing.

    5.  Sistem Maklumat Strategik

• Dikenali Strategic Information System
• Sebagai alat sokongan dalam perniagaan
• Merangka strategi untuk memenangi persaingan perniagaan
• Gabungan pelbagai jenis sistem maklumat
• Peranan membantu organisasi lebih berdaya saing

    6.  Sistem Maklumat Perniagaan

• Menyokong operasi dan pengurusan bagi aktiviti asas bisnes sesebuah syarikat
• Aplikasi termasuk sistem pengilangan,pengeluaran,sistem kewangan,perakauanan,sumber manusia dan pemprosesan transaksi

    7.  Sistem Maklumat Bersepadu

• Dikenali Integrated Information System
• Menggabungkan kesemua sistem maklumat yang dibincangkan diatas
• Tujuan : memudahkan penggunaan sistem tersebut

    8.  Sistem Maklumat Pengetahuan

• Dikenali Knowledge Worker System
• Mengumpulkan (capture) pengetahuan daripada pelbagai sumber dan pakar dalam sesuatu perkara khusus
• Sistem ini dilakukan hanya dengan memasuki laman web dan pelayan web tertentu

KOMPONEN SISTEM MAKLUMAT BERKOMPUTER

1. Data
2. Perisian
3. Perkakasan
4. Manusia
5. Prosedur
6. Rangkaian

INFORMATION SYSTEM PART 1

 DEFINITION: A Transaction Processing System (TPS) is a type of information system that collects, stores, modifies and retrieves the data transactions of an enterprise. 

A transaction is any event that passes the ACID test in which data is generated or modified before storage in an information system 

FEATURES OF TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS

The success of commercial enterprises depends on the reliable processing of transactions to ensure that customer orders are met on time, and that partners and suppliers are paid and can make payment. The field of transaction processing, therefore, has become a vital part of effective business management, led by such organizations as the

Assosiation for work process improvement and transaction. 

Transaction processing systems offer enterprises the means to rapidly process transactions to ensure the smooth flow of data and the progression of processes throughout the enterprise. 

Typically, a TPS will exhibit the following characteristics: 

a)Rapid Processing 

The rapid processing of transactions is vital to the success of any enterprise – now more than ever, in the face of advancing technology and customer demand for immediate action. TPS systems are designed to process transactions virtually instantly to ensure that customer data is available to the processes that require it.  

b)Reliability 

Similarly, customers will not tolerate mistakes. TPS systems must be designed to ensure that not only do transactions never slip past the net, but that the systems themselves remain operational permanently. TPS systems are therefore designed to incorporate comprehensive safeguards and disaster recovery systems. These measures keep the failure rate well within tolerance levels.  

c)Standardization 

Transactions must be processed in the same way each time to maximize efficiency. To ensure this, TPS interfaces are designed to acquire identical data for each transaction, regardless of the customer.  

d)Controlled Access 

Since TPS systems can be such a powerful business tool, access must be restricted to only those employees who require their use. Restricted access to the system ensures that employees who lack the skills and ability to control it cannot influence the transaction process.  

e)Transactions Processing Qualifiers 

In order to qualify as a TPS, transactions made by the system must pass the ACID test. The ACID tests refers to the following four prerequisites:  

f)Atomicity 

Atomicity means that a transaction is either completed in full or not at all. For example, if funds are transferred from one account to another, this only counts as a bone fide transaction if both the withdrawal and deposit take place. If one account is debited and the other is not credited, it does not qualify as a transaction. TPS systems ensure that transactions take place in their entirety.  

g)Consistency 

TPS systems exist within a set of operating rules (or integrity constraints). If an integrity constraint states that all transactions in a database must have a positive value, any transaction with a negative value would be refused.  

h)Isolation 

Transactions must appear to take place in isolation. For example, when a fund transfer is made between two accounts the debiting of one and the crediting of another must appear to take place simultaneously. The funds cannot be credited to an account before they are debited from another.  

i)Durability 

Once transactions are completed they cannot be undone. To ensure that this is the case even if the TPS suffers failure, a log will be created to document all completed transactions.  

THE IMPORTANCE OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM IN MARKETING

Management Information system is defined as a system or process that provides the information necessary to manage an organization effectively. MIS and the information it generates are generally considered essential components of prudent and reasonable business decisions. Management Information Systems are distinct from Regular information systems in that they are used to analyze other information systems applied in operational activities in the organization. Academically, the term is commonly used to refer to the group of information management methods tied to the automation or support of human decision making, e.g. Decision Support Systems, Expert systems, and Executive information systems. 

MIS should have a clearly defined framework of guidelines, policies or practices, standards, and procedures for the organization. These should be followed throughout the institution in the development, maintenance, and use of all MIS. It is viewed and used at many levels by management. It should be supportive of the institution’s longer term strategic goals and objectives. 

What is Marketing and its objectives?

A market is defined as a commonplace where there are items for buying as well as selling. Marketing refers to the various strategies that one uses to build a brand name for products or services being offered by the company. The end objective of marketing is to incorporate a sense of recall among the existing and potential customers regarding the product or the service. Marketing helps to establish and enhance the credibility of the product or the service.

  

What is marketing information system? 

Marketing is one of the major factors for the sustenance of any business as revenues are a direct outcome of it. Information systems in marketing process include technologies that allow managers to access important and updated information about the customer wants and preferences and current market demands so that they can offer prompt and apt services. Information Systems also aid in determining and implementing effective marketing strategy.

The Marketing Information System focuses on only the marketing aspects of the management information system. It is an organized way of continually collecting, accessing and analyzing information that marketing managers need in order to make better decisions. 

The importance of MIS in marketing: 

1.  Order Processing System:  Computerized order processing system Captures sales orders from customers and processes the orders for further action. It checks the inventory availability, pending orders, production details etc., before accepting the customer order. Computerized sales order processing generates control report daily                 on orders processed, details of back orders, etc. 

2. Sales Management System: Computerized sales management System uses the data from sales order processing system to generate various sales related reports. This system supports accounts management, direct marketing, sales forecasting and sales Presentations. 

3.  Logistics Management: The physical distribution is a major activity of marketing function. It uses computer based OR models to find optimum location of warehouses, shipment routes, quantity to be       transported and stocked etc. 

4.  Consumer Research: Computerized transaction processing systems capture huge quantity of data about customers and their buying patterns etc. It is used to generate vital information about consumer behaviour. 

5. Sales Forecasting: Computer based mathematical and operations research models are used to forecast sales and marketing expenses. 

Sources of marketing information: 

1. Transaction data: The transaction data includes data about marketing activities such as sales data and sales expense data. 

2. Marketing research data: This includes data about consumers, product            promotion, prices, and packaging distribution agents. 

3. Corporate strategy and corporate plans: Corporate strategy and corporate plans based on detailed analysis of the company’s capabilities are useful sources of marketing information. 

4. Marketing research agencies: Marketing research agencies regularly            collect data about markets and make such database available to companies at a fee. 

the information is taken from here: http://www.projectmobius.org/938/the-importance-of-management-information-system-in-marketing.html